Çevrimiçi toplantılar günümüz koşullarında ve iş hayatının dijital dönüşümünde kullanıcıların birebir görüşmelerinde, ekip toplantılarında kullandığı teknoloji olup, Microsoft 365 Teams ile kullanıcılara sesli ve görüntülü konferanslar düzenleyebilecekleri, toplantıda not alabilecekleri, ekran ve sunum paylaşımı yapabilecekleri, toplantıyı kaydedebilecekleri ve anlık mesajlaşma gibi birçok iş verimliliğini arttıracak platform sunar. Toplantı öncesinde Teams toplantı daveti göndererek herkesi bilgilendirebilir, firma dışından olan konuklar davet edilebilir ve önceden yapılmış olan toplantı notları kullanıcılarla hızlıca paylaştırılabilir. Toplantı sırasında Microsoft Teams Odaları ile toplantılara hızlıca başlayabilir, toplantıya katılmadan önce ses ve görüntü gibi özellikler ayarlanabilir, aynı zamanda toplantı sırasında sunum, ekran, beyaz tahta gibi birçok içerik toplantı katılımcılarla paylaşılarak iş birliği içerisinde çalışmalar yapılabilir. Aynı zamanda toplantıda alınan notlar kullanıcılarla paylaşılabilir ve katılımcılarla ilgili toplantı hakkında sohbet edilebilir. Görüldüğü üzere sunduğu birçok özellik ile kullanıcılar uçtan uca toplantı deneyimi yaşar.
Microsoft Teams toplantıları organize edilirken, kullanıcılar toplantı seçeneklerini de düzenleyebilir.
Toplantı seçenekleri bölümünde toplantıya katılacak kullanıcılardan kimlerin lobide beklemeyeceği, arayanların lobiden atlamasına izin verilip verilmeyeceği, Arayanlar katıldığında veya ayrıldığında duyur seçeneğinin ayarlanması ve toplantıyı kimlerin sunacağı ayarları yapılandırılır. Varsayılanda ekip toplantılarında toplantıyı herkes sunacak şekilde ayarlanmıştır. Kullanıcılar her toplantı için toplantı seçeneklerini özelleştirebilir. Ancak kimi zaman kullanıcılar toplantı seçeneklerini özelleştirmeden varsayılan ayarlarla kullanıcılara iletmektedir. BT yöneticileri varsayılanda toplantıyı herkesin sunması ile ilgili ayarı düzenleyebilirler. Böylelikle Teams toplantılarını sunan kişiler varsayılan BT yöneticilerinin belirledikleri şekilde kullanıcılara sunulur.
Varsayılanda Teams toplantılarını sunacak kişiler ile ilgili ayarı düzenlemek için ilgili PowerShell cmdlets’leri kullanılır. Teams yönetimi için kullanılacak PowerShell komutlarını çalıştırmak için Microsoft Teams PowerShell ve Skype for Business Powershell modülleri kullanılır. Skype for Business PowerShell modülü, Teams ilkeleri, yapılandırmaları ve diğer Teams araçlarını yönetmek için gerekli olan cmdlets’leri içerir. Teams toplantı ayarları için Skype for Business PowerShell modüle kullanılmalıdır. Skype for Business modülü kurulduktan sonra aşağıdaki komut ile Teams ilkelerini ve ayarlarını yönetmek için gerekli oturum bağlantısı sağlanır.
Import-Module SkypeOnlineConnector
$credential = Get-Credential
$Session = New-CsOnlineSession -Credential $credential
Import-PSSession $Session
Varsayılanda kullanıcılara atanan “Global” isimdeki kural ile ilgili bilgilere erişmek için aşağıdaki komut kullanılır. Burada farklı kuralın ayarı değiştirilmek istenildiğinde komuta ilgili kuralın Identity değeri girilmelidir. Şekilde de görüldüğü üzere aşağıdaki komutun çıktısında DesignatedPresenterRoleMode değeri varsayılanda “EveryoneUserOverride”dır.
Get-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global
Teams toplantılarında varsayılanda sunucu rolüne sahip kullanıcıları belirlerken aşağıdaki değerler girilebilir. Bu değerler DesignatedPresenterRoleMode parametresi ile kullanılır.
“EveryoneUserOverride” değeri “Herkes”i temsil eder. Varsayılanda kuralda bu değer atanmıştır.
“OrganizerOnlyUserOverride” değeri “Yalnızca ben”i temsil eder. Microsoft Teams toplantıları düzenlenirken varsayılan toplantıyı sunacak kişinin ayarını “Yalnızca ben” yani sadece toplantıyı düzenleyen olarak ayarlamak için aşağıdaki komut kullanılır:
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -DesignatedPresenterRoleMode “OrganizerOnlyUserOverride”
“EveryoneInCompanyUserOverride” değeri “Kuruluşumdaki kişiler”i temsil eder. Microsoft Teams toplantıları düzenlenirken varsayılan toplantıyı sunacak kişinin ayarını “Kuruluşumdaki kişiler” olarak ayarlamak için aşağıdaki komut kullanılır:
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -DesignatedPresenterRoleMode “EveryoneInCompanyUserOverride”
